Távollét tervezés

A képernyőn a HR kapcsolatok távolléteinek megtekintésére, új távollét igények rögzítésére és az igények elbírálására van lehetőség.

 

 

A képernyőn megjelenő dolgozókat a kereső segítségével szűrheti.

Távollét igény rögzítése

A dolgozók ezen a képernyőn végezhetik el a saját szabadságaik  tervezését (rögzíthetik a távollét igényeiket).

A szabadság igénylés rögzítése a naptárba  történő 'befestés' módszerével végezhető el:

• Válassza ki a képernyő jobb alsó sarkában lévő eszközök közül a tervezés ecsetet.
• Kattintson rá arra a HR kapcsolatra, akinek tervezni kíván. A kattintást követően a sor kijelölődik.
• Vigye az egérmutatót a távollét első napja fölé.
• Nyomja le az egér bal gombját, és tartsa folyamatosan lenyomva.
• Húzza az egeret a távollét utolsó napjáig, majd engedje fel az egér gombját.

A távollét igény teljes hosszában átszíneződik a naptár. A távollét igények alapszínei:

• kék: a tervezett távollét színe,
• piros: az elrendelt távollét színe,
• zöld: a jelenléti íven rögzített tényleges távollét színe.

Az távollét csík alja a távollét igény státuszát mutatja, ennek színei:

• sárga: elbírálásra váró,
• zöld: elfogadott,
• piros: elutasított, vagy törlésre kért (x)
• nincs: a távollét igényt nem kell elbírálnia a vezetőnek.

Hosszabb távollét, egy összefüggő igényként is rögzíthető. A pihenőnapokra is befesthető a naptár, a távollét tényleges felhasználását a rendszer csak a munkanapokra fogja értelmezni.

Az egybefüggő módon rögzített szabadság igényeket a vezetők csak egyben tudják elfogadni vagy elutasítani. Amennyiben a szabadság egy részét külön kell elbíráltatni, akkor azt két különálló igényként kell felvenni.

 

Igény módosítása, törlése

A korábban rögzített szabadság igények szükség esetén módosíthatók. Az igénylés hossza az igényt jelző csík szélének mozgatásával változtatható. Az igény át is helyezhető a csík közepére kattintva, majd a megfelelő időpontra áthúzva.

Az igény törlése a képernyő alsó sorában látható törlés funkció kiválasztása után, a törölni kívánt távollétre történő kattintással lehetséges.

 

Távollét típus megadása

A fizetett szabadságtól eltérő távollét típusok igényléséhez a képernyő alsó sorában az Aktuális ecsetre történő dupla kattintást követően ki kell választani a megfelelő távollét típust. Ezt követően a megadott távollét típusnak megfelelő igényeket lehet festeni a naptárba.

Képernyőre történő belépéskor mindig a fizetett szabadság az alapértelmezett távollét típus.

A nem megfelelő távollét típussal rögzített igény típusát nem lehet megváltoztatni. Ebben az esetben az igényt ki kell törölni, és a megfelelő távollét típus kiválasztása után újra be kell festeni a naptárba.

Szabadság keret egyenleg

A HR kapcsolat adott évben rendelkezésre álló szabadság keretét és felhasználását a név alatt található információs sávról lehet leolvasni.

A sáv alatti szám a teljes időszakra vonatkozó szabadság keretet mutatja. A sáv sárga része a ténylegesen eddig felhasznált, a kék a későbbre betervezett szabadságok számát mutatja. Amennyiben egy adott sávra állunk, megjelenik annak számértéke.

A sárga karikában látható szám a még el nem bírált igények számát mutatja.

Távollét igény elfogadása, elutasítása

A vezetők a beosztott dolgozóik távollét igényeit elfogadhatják vagy elutasíthatják.

A vezetők a név melletti sárga körben láthatják a dolgozók által leadott, de még el nem bírált távollét igényeinek számát. Abban az esetben, ha az egérrel egy adott távollétre állunk, megtekinthetők a részletek, és az ikonok segítségével azonnal elvégezhető az elfogadás, vagy elutasítás.

Az igényeket a vezető elbírálja:

• Elfogadás: a távollét igénylés elfogadásra kerül. A távollét a kezdő dátum eltelte után, naponta a jelenléti ívre is automatikusan átkerül, mint tényleges távollét.
• Elutasítás: a távollét igény nem elfogadható a vezető számára. A dolgozó módosíthatja a távollét igényt úgy, hogy a vezető elfogadja. A visszautasított távollét igényt nem kell kitörölni, az a jelenléti ívnél nem lesz figyelembe véve.

Az összefüggő egységként bejelölt (befestett) távollét igények elfogadása csak egészben történhet. Ha a vezető pl. két hét hosszúságú igényből csak az egyik hetet kívánja kiadni, akkor az egész igényt el kell utasítsa. A dolgozó ekkor megvizsgálhatja, hogy egy hét is megfelelő-e számára, vagy egy másik időszakra húzza át az igényt, és ennek megfelelően módosítja a tervet.

 

Csoportos műveletek

Egyszerre több HR kapcsolattal is el lehet végezni azonos művelteket (igény rögzítése, elrendelés). Ehhez az egyes HR kapcsolatokat a névre kattintással lehet kijelölni.

Csoportosan végezhető műveletek:

• Igénylés rögzítése: a kijelölést követően az Igénylés ecset segítségével a kijelölt HR kapcsolatokhoz egyszerre rögzíthető távollét igénylés.
• Szabadság elrendelés rögzítése: a kijelölést követően az elrendelés ecset segítségével a kijelölt HR kapcsolatokhoz egyszerre rögzíthető a szabadság elrendelés..
• Csoportos távollét rögzítés: a HR kapcsolat kereső segítségével kiválasztott dolgozóknak lehet egyszerre távollétet tervezni, vagy elrendelni. Ehhez a képernyő jobb felső sarkában látható Csoportos távollét rögzítés gombra kattintás után, a megjelenő ablakban ki kell tölteni a rögzítés módját, a távollét típusát, illetve az időszakot.

A mentés után a  folyamat állapota a háttérműveletek képernyőn látható.

 

Éves nézet

A vezetők és ügyintézők a távollét tervezés képernyőn nem csak havi, hanem éves nézetben is megtekinthetik a beosztottak távolléteit. Az éves nézet a dolgozó neve alatti éves naptár ikonra kattintva nyitható meg. Az éves nézeten is lehetőség van a dolgozók távollét igényeinek módosítására, vagy elbírálásra.

A módosítások a „Távollét terveim” dolgozói éves nézet képernyőn megszokott módon történnek, és a módosítások a Mentés gomb megnyomásakor véglegesítődnek.

A távollét igények elbírálása a „Beosztottaim távollét tervei - Havi nézet képernyőn” megszokott módon működik, azaz azonnal megtörténik, nem kell megnyomni hozzá a Mentés gombot.

Az elbírálás megkezdése előtt az esetleg folyamatban lévő módosításokat menteni kell.