Kormányzati szolgálati jogviszony besorolása

A közszférás dolgozói besoroláshoz szükséges beállításokat, paramétereket, érintett adatköröket a felhasználó ezen az oldalon ismerheti meg.

Érintett témakörök:

Paraméterek, beállítások

Üzleti paraméterek

Minimális jövedelmek

Közszféra minimális jövedelmek

Pótlék beállítások

Illetménysávok - vezetők

Illetménysávok - felsőfokú végzettségűek

Illetménysávok - középfokú végzettségűek

Illetménysávok - ügykezelők

Illetménysávok - kiemelt ügyintézők

Illetménysávok - minisztérium

Illetménysávok - kormányzati főhivatalok és központi hivatalok

Besoroltatás program indulása

Szótár paraméterek

Intézmény jellege

Adatkörök és adatváltozások

Releváns adatkörök

Előző munkahelyek (személy)

Végzettség (személy)

Munkára irányuló kinevezés/szerződéses adatok (HR kapcsolat)

Besorolási fokozat (HR kapcsolat)

Közigazgatási vizsga (HR kapcsolat)

Intézmény típus (HR kapcsolat)

Figyelembe vett idő (HR kapcsolat)

Illetmény adatok (HR kapcsolat)

Kulcsszám (HR kapcsolat)

Ügykezelő-e (HR kapcsolat)

Minősítések (HR kapcsolat)

Fegyelmi intézkedések (HR kapcsolat)

Hozott időadatok (HR kapcsolat)

Előresorolási korlát dátuma (HR kapcsolat)

Beszámító idők

Figyelembe vételi logika és adatváltozások

Korrekciózási lehetőségek

Jellemző hibák, amiket az ügyintéző véthet

Paraméterek, beállítások

Az előmenetel számításnak előfeltétele az alapbeállítások megléte, a megfelelő szótárak elemeinek paramétereinek feltöltése. A beállítások hiányában a felhasználó vagy hibaüzenet kap a dolgozói besorolás pillanatában vagy nem a kívánt eredmény fogja kapni.

Üzleti paraméterek

Az üzleti paraméterek az Általános beállítások/Beállítások képernyőn található.

Besorolás program indulása

Ez a paraméter a rendszer migrálásának időpontja. Ettől a dátumtól kezdődően biztosítja a rendszer a dolgozói besorolást.

A dátum elé nem végezhető el az előmeneteli számítás.

Minimális jövedelmek

A Minimális jövedelem képernyőn végezheti el a felhasználó a szükséges karbantartási műveleteket:

A Közszféra menüponton belül a közszférára jellemző Minimális jövedelmeket lehet beállítani.

Pótlék beállítások

A Pótlék beállítások képernyőn végezheti el a felhasználó a szükséges karbantartási műveleteket:

Ezen a képernyőn lehet beállítani azokat a juttatás szótárelemeket, amelyeket az állandó juttatás adatkör képernyőn kíván a felhasználó kezelni a számítással. Tetszőleges típusú elem választható ki az egyes illetmény típusok mellé. Egy juttatás szótárelem több juttatás mellé is beállítható, ugyanakkor ennek működési feltételét a KIRA rendszer szabja meg. A képen látható juttatáskódok csak illusztráció, nyomatékosítva ezzel azt, hogy a rendszernek nem számít mi van oda beállítva, de ami be lett állítva, az előmeneteli számításban azokat fogja csak használni, figyelembe venni.

Az illetmény típusok illetmény kategóriákba sorolhatók. A kormányzati szolgálati jogviszonyosok esetében három kategóriát különböztetünk meg. Alapilletmény, Garantált bérminimumra történő kiegészítés és kerekítés. Utóbbi kettő egy-egyes megfeleltetéssel van összerendelve egy-egy juttatás kóddal. A többi pedig az alapilletmény kategóriába tartozik. Kategórián belül lehet ugyanolyan juttatás kódot kiválasztani, de kategórián átívelően nem. Például a kerekítés juttatás kódja nem egyezhet meg a szakmai felsővezető illetmény juttatás kódjával, mert ez a kettő illetmény típus két külön kategóriához tartozik.

Illetmény sávok

A dolgozókat az eddigi konkrét illetmény meghatározás helyett a törvény meghatározott illetménysávokba rendeli. A szervezet költségvetési politikájától függ, hogy az adott sávon belül egyes dolgozók milyen sávba illeszkedő illetményt kapnak. A rendszer ellenőrzi a paramétereknek megfelelően, hogy a dolgozó a besorolása alapján melyik sávban helyezkedik el és a sávon belül van-e az illetménye. Amennyiben alatta van, úgy a rendszer megajánlja annak alsó határát, amennyiben felette, úgy hibaüzenetet ad, hogy nem lehet annál magasabb. A magas szintű vezetők esetében csak felső korlát figyelés van (pl. kormánymegbízott)

Szótár paraméterek

A szótárparaméterek beállítása, hasonlóan az üzleti paraméterekhez elengedhetetlen feladat. A felhasználó a szótárakat a Általános beállítások/Szótárak menüpont alatt érheti el. A szótárparamétek beállításához a felhasználónak ki kell választania a kívánt szótárat, és annak az adott elemét, amelyet szerkeszteni kíván. Két lehetőség van a szótárparaméterek megjelenítéséhez:

• Kétszer rákattint az egér bal gombjával az adott szótárelem nevére;
• A szótárablak jobb felső sarkában levő bal irányba mutató aktív gombjára kattint.

 

A szerkesztéshez le kell nyitni az adott verziót a paraméterek képernyőn az ablak legtetején, amelyben szerepel a dátum, majd a ceruza gomb segítségével szerkeszthető az elem.

 

Intézmény jellege.

Az intézmény jellege, mint járási vagy megyei határozza meg a dolgozó kulcsszámának a 4. karakterét. A paraméter címkéjének elnevezése megtévesztő lehet, korábban az állami szolgálati jogviszonyosok esetében a 6. karakterét határozta meg. A törvény a kulcsszámokat 6 jegyű helyett 9 jegyűre szervezte - innen adódik az elcsúszás.

Adatkörök és adatváltozások

A dolgozónak van számos személyes és HR kapcsolathoz kötődő adatköre. Ezek egy részhalmaza befolyásolja a dolgozó besorolását.

Releváns adatkörök

A besorolás számára megkülönböztetünk olyan adatköröket, amelyek csak a dolgozói kulcsszámot, csak az illetményét vagy a kulcsszámon keresztül az illetményét befolyásolja.

Az, hogy melyek ezek az adatkörök az alábbi felsorolásban olvasható:

Előző munkahelyek adatkör (személy)

Az adatkör a dolgozó személyes adatai között az előző munkahelyek adatkörcsoporton található. A törvény felsorolja a dolgozó előmenetelébe beszámítható mind jogviszony mind nem jogviszony jellegű időszakokat. A képernyőn az ügyintéző képes felülbírálni a program által megajánlott napszámokat az egyes idő típusokhoz.

A HR kapcsolat mezőben, amennyiben több HR kapcsolata van a dolgozónak, az ügyintéző itt képes azt az előző munkahelyet, mint személyes adatot beállítani, hogy az adott HR kapcsolat számára miként legyen beszámítható. A Figyelembe vétel dátummező alapértelmezetten a dolgozó HR kapcsolatának a kezdete. Ettől eltérően is rendelkezhet az ügyintéző, miszerint egy későbbi időponttól lesz a dolgozó jogosult az adatkörben meghatározott értékekre. - például utólag adott le egy korábbi munkahely adatot.

Fontos, hogy a pipákat be kell tenni a megadott idő típusok mellett, amennyiben azok beszámítását szeretnénk elérni. A bepipált checkbox aktívvá teszi a mellette levő napszám értéket tartalmazó mezőt. Abban a mezőben az ügyintéző saját felelősségére felülírhatja a számot.

Miután a pipa be lett téve az adott idő típus mellett, úgy az előző munkahely időszakának (érvényesség kezdete és/vagy vége) módosítását követően nem fog az érték megváltozni. Kézzel kell felülírni az adatot. Kontroll számként szolgálhat ilyen esetben az Eltelt napok száma mező.

Végzettség (személy)

Az adatkör a dolgozó személyes adatai között a végzettség-nyelvtudás adatkörcsoporton belül található.

A Végzettség adatkör adatinak kitöltését követően a dolgozó előmenetelének beszámítását is be kell állítani. A Beszámítás mezőben kiválasztott elem a Besoroláshoz figyelembe vett. Ahhoz, hogy a rendszer számára létezzen a végzettség a típusán kívül meg kell adni, hogy mikor szerezte a dolgozó a végzettséget.

A figyelembe vétel dátumok kitöltésével képes az ügyintéző eltérően rendelkezni a végzettség figyelembe vételéről, miszerint nem a kiállítás dátumától jogosult a végzettség birtokosa a végzettség után járó besorolásra - ez különösen fontos egy felsőfokú végzettség esetén. Lásd a Figyelembe vételi logikát.

Munkára irányuló kinevezés/szerződéses adatok (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a Szerződéses adatok adatkörcsoporton belül található.

 

A szerződés/kinevezés adatok adatkörben létfontosságú elem az előmenetel számára, hogy a dolgozó hány órára szerződött. A munkaóra idejét az Elméleti ledolgozandó napi órakeret mezőbe kell beírni. A 8 órás munkaidő számít teljes munkaidősnek. Amennyiben ennél kevesebb a beírt idő, úgy annak részarányában fogja a besorolási algoritmus a dolgozó illetményeit kiszámítani.

Ebben az adatkörben lehet megadni továbbá, hogy Kiemelt ügyintéző-e a dolgozó.

Közigazgatási vizsga (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül az előmeneteli követelmények adatkör csoporton belül található.

KT-s dolgozónál releváns adatkör. E szerint dől el, hogy a pályakezdő dolgozó tovább léphet-e a 3. fizetési fokozatán, illetve a nem pályakezdő dolgozó tovább léphet-e adott fizetési fokozatán, ahol éppen áll a belépésekor történt besorolást követően.

Ki kell választani az adatkörben a Vizsga típusa mezőben a közigazgatási szakvizsgát, valamint az érvényességét, amely az Oklevél dátuma.

Amennyiben mentesül a dolgozó a közigazgatási szakvizsga letétele alól, úgy a Vizsga típusa mezőben ki kell választani a közigazgatási szakvizsgát és a Mentesség mezőbe be kell tenni a pipát.

Intézmény típus (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

Ez az adatkör határozza meg, hogy a dolgozó milyen törvény hatálya alá tartozó szervezetben tevékenykedik, amely a kulcsszámának 4 karakterét befolyásolja. Az intézmény típus a kormányhivatalok esetében mindig a kormányhivatalok elemet kell kiválasztani és a jellege mezőben, hogy járási vagy megyei.

Figyelembe vett idő (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a besorolási eredményadatok adatkör csoporton belül található.

A Figyelembe vett idő adatok az algoritmus egyik eredményadata, ahol a program kiszámolja, hogy az előző munkahelyek alapján (és az ott megadott paraméterek szerint) mikor kezdődött a dolgozó egyes közszférás ideje. Az előző munkahelyek helyett a Hozott időadatok adatkör lehet még input adat, lásd a hozott idő adatkörnél a leírást.

Az adatkörrel kapcsolatos korrekciózási lehetőségeket a korrekciózási fejezetben olvashat..

Kulcsszám (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a besorolási eredményadatok adatkör csoporton belül található.

Az algoritmus az eredményadatok másik részét erre a képernyőre teszi ki.

Illetmény adatok (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a besorolás eredményadatok adatkör csoporton belül található.

Az algoritmus az eredményadatok harmadik részét erre a képernyőre teszi ki. A megjelenített illetmények a Pótlék beállításokban megadott jogcímek alapján kerülnek felolvasásra a dolgozó Állandó juttatás adatköréből.

Azon juttatás rekordok közül, amelyeknek a hivatkozása és jogcíme (juttatás kód) megegyezik, valamint, érvényességi ideje átfedében van egymással, a juttatás rekordok közül a leghatályosabb (legnagyobb hatályba lépés dátumú) adat kerül felolvasásra. Ugyanezt a logikát követi az besorolás is, amikor átadásra kerül a számító algoritmus számára a dolgozó illetménye.

Minősítések (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a dolgozói teljesítmény adatok adatkör csoporton belül található.

Ebben az adatkörben lehet a dolgozó negatív irányba besorolni, amennyiben nem megfelelő minősítést kapott. A minősítés következménye van kihatással a dolgozó előmenetelére.

Fegyelmi intézkedések (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül az elismeréksek - fegyelmi intézkedések adatkör csoporton belül található.

Az adatkörben az intézkedés típusa mezővel lehet a dolgozót "büntetni" az előmenetel számításban. A büntetés hatálya a fegyelmi intézkedés érvényesség kezdet-vége dátumán értendő.

Ügykezelő-e (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

A kormányzati szolgálati jogviszony esetében a munkakör, mint fogalom megszűnt. Beosztásról beszélhetünk. Ugyanakkor a rendszerben eddig munkakör szótárparaméter szintjén dőlt el, hogy valaki ügykezelőnek minősül-e vagy sem. Ezentúl ebben az adatkörben kell karbantartani ezt az információt. Adott érvényességi dátumtól kezdve a pipát betéve, a dolgozó az adat érvényesség kezdet napjától számítva, amennyiben besorolják, ügykezelőnek minősül.

Besorolási fokozat (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

A dolgozó vezetői kinevezését ebben az adatkörben kell nyilvántartani. Például kormánymegbízott, osztályvezető, főosztályvezető.

Előresorolási korlát dátuma (HR kapcsolat)

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

Amennyiben a dolgozónak határozott idejű szerződése van, úgy egy évig nem sorolható be. Ha egy évnél rövidebb idejű határozott idejű szerződése van, úgy össze kell szednie az ügyintézőnek, hogy folytatólagosan hogy alakulnak a dolgozó szerződései, mivel össze kell számolni ezeket az időintervallumokat. Ebben a mezőben azt a dátumot kell írni, ami eléri már az összeszámolt egy éves időintervallumot, hogy előléphessen.

Beszámító idők

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

A tartósan távollevők és egyéb nem beszámítandó időket ebben az adatkörben kell nyilvántartani. A rendszer új 63-as jogviszony létrehozásakor automatikusan a jogviszony kezdő dátumával létrehoz egy adatot, amelyben automatikusan megajánlja a fizetési fokozatba és végkielégítésbe való beszámítást. Az ügyintéző képes ezt az adatot felülbírálni. Amennyiben egy dolgozónak van olyan időszaka, amely nem számít bele előmenetelébe (később léphet előre fokozatot), akkor ebben az adatkörben egy zárt időintervallummal kell felvenni. A kiszámolt napszám az érvényesség kezdet-vége dátumok között kalkulálódik. Például egy egyéves időszak 365 napjában amennyiben csak 180 nap számítana bele, akkor a megfelelő rubrikában a pipát betéve a felhasználó beírhatja a 180 napot. Így a dolgozó olyan mintha abban az egyéves időszakban sak 180 napot dolgozott volna.

Amennyiben üres a pipa mellett a mező, akkor az azt jelenti, hogy a teljes időszak beszámít. Ha az ügyintéző kitölti explicit értékkel (napszámmal) a mezőt, akkor átfedő érvényességű időszakoknál (párhuzamos jogviszony, átfedésbe kerülő előző munkahely) duplán kerülhet figyelembe véve az adott időszak. Az algoritmus az átfedő időszakokat akkor ejti ki, ha azokban nincsen beírva a napszám.

Hozott időadatok

Az adatkör a dolgozó HR kapcsolat (jogviszony) adatain belül a közszféra további adatok adatkör csoporton belül található.

A HR rendszer bevezetésekor a dolgozók egy másik rendszerben voltak előtte karbantartva és besorolva. Nem feltétlenül kell összeszedni valamennyi előző munkahely adatot és levonandó időszakokat a dolgozónál ahhoz, hogy a számítás helyes legyen. Így ebbe az adatkörbe kell feltölteni a múlt idejét, amit "hozott" a dolgozó a másik rendszerből. Valójában nem a dolgozó hozza ezt az adatot, hanem egy másik rendszer az átadáskor nyújtja át, mint információt. Amennyiben ebben az adatkörben van adat, úgy az előző munkahelyek jogviszony szintű beszámítás részei figyelmen kívül maradnak, mintha nem is lenne semmi rögzítve oda.

Figyelembe vételi logika és adatváltozások

Valamennyi adatkör a rendszerben rendelkezik egy érvényesség kezdet mezővel, vagy azzal egyenértékű, ugyanakkor más megnevezéssel bíró mezővel (pl. megszerzés dátuma, kiállítás dátuma). Az ügyintéző kitölti ezt a mezőt az érintett adatkörben - adatkör függően kötelező mező az adatbevitel során.

Ugyanakkor van néhány olyan adatkör, amelyek rendelkeznek úgynevezett Figyelembe vétel kezdet és Figyelembe vétel vége dátum páros mezőkkel. Kitöltésük nem kötelező. Ilyen a végzettség adatkör ebben a szférában.

Van továbbá egy olyan adatkör, ahol csak Figyelembe vétel kezdet dátum van, az pedig az előző munkahelyek adatkör, ahol önmaga az érvényesség kezdet és alapértelmezett értéke a HR kapcsolat kezdete.

A figyelembe vétel kezdet dátum felülbírálja az érvényesség kezdet dátumot és az előmenetel számítás így csak a figyelembe vétel dátumot fogja figyelni. Egy példa a figyelembe vétel kezdet működésére az alábbiakban:

Példa: Adott esetben egy nyelvvizsga bizonyítvánnyal rendelkező dolgozó a nyelvvizsga papírját már megszerezte példának okáért 2015.03.01.-én ugyanakkor ezt elmulasztotta leadni, a HR-en lejelenteni. Később, 2015.06.01-én pótolja a mulasztását, de ügyvitelileg az ügyintéző dönthet úgy, hogy a nyelvvizsga bizonyítvány után járó pótlékra csak 2015.06.01-tól lesz jogosult a dolgozó, így a figyelembe vétel kezdet dátumába a 2015.06.01 dátumot fogja írni.

Az érvényesség kezdet/vége (vagy ha van figyelembe vétel kezdet/vége), egy-egy változási dátumot generál a dolgozó életében. A besorolás dátumának megadását követően a rendszer megkeresi a dolgozónál ezeket a változási dátumokat és kiértékeli adott időpillanatban található érvényes adatok alapján a besorolás eredményét, amely a kulcsszám, illetmények és figyelembe vett időadatokat jelenti.

A Figyelembe vétel vége dátummal képes a felhasználó a dolgozó előmeneteléből "kiszedni" az adott adatot. A dolgozó továbbra is rendelkezni fog példának okáért a végzettséggel, de az előmenetel számára már nem.

 

Fontos megjegyezni, hogy a HR kapcsolat kezdete is egy változási dátum. A HR kapcsolat kezdete elé nem hozható létre besorolás. Ezt a szabályt a Besoroltatás program indulása dátuma képes felülírni, miszerint a rendszerbe a dolgozói állomány ezzel a dátummal lett migrálva, és így e dátum elé nem hozható létre besorolás, mivel a HR rendszer nem képes biztosítani a dátum előtt lévő adatok hitelességét.

Amennyiben a végzettség adatkörnél nem lett beállítva, hogy a dolgozó számára belebeszámít az előmenetelébe (szótárelem kiválasztás), úgy nem lesz figyelembe véve az adott adatkör, olyan, mintha a besorolás számára a dolgozó nem is rendelkezne az adott adatokkal.

Korrekciózási lehetőségek

Korrekciózni az algoritmus által számolt eredményadatokat lehet. Korrekciózásnak nevezzük továbbá azt is, ha manuálisan a hozzáadás gombbal vesz fel az ügyintéző adatot a dolgozóhoz a kulcsszám és illetmények képernyőn is.

A korrekciózás vagy manuális adatbevitel arra használatos, hogy az esetleges program hibára átmeneti megoldást nyújtson, s így a dolgozónak nyomtatható megfelelő kinevezési okirat, számfejthető a megfelelő bértömeg.

A korrekciózás lehetősége jogosultsághoz van kötve! Ugyanakkor nem feltétlenül kell a korrekció funkciót alkalmazni az első hibás besorolást követően. Célszerű először a dolgozói adatokat felülvizsgálni, hogy valóban beszámítanak-e a kívánt adatok az előmenetelbe, s a megfelelő dátumokkal vannak felrögzítve. Továbbá célszerű leellenőrizni az üzleti beállításokat és a szótár paramétereket is.

 

Jellemző hibák, hiányosságok, amelyeket az ügyintéző véthet:

• A felvitt végzettséghez, amely beszámítana a dolgozó előmenetlébe, elfelejti az ügyintéző beállítani a pipát vagy kiválasztani a megfelelő beszámítás alapja szótárelemet.
• Az előző munkahelyek adatkörnél nem teszi be a pipát a megfelelő időtípusokhoz. Átírta utólag az előző munkahely érvényesség kezdet-végét, úgy, hogy már a pipát korábban betette valamelyik időtípushoz, és már nem azzal a napszámmal lesz figyelembe véve, amit az ügyintéző kíván. Az előző munkahely adatban pedagógus esetén elfelejt beállítani olyan munkakört, amely mögött levő szótár paraméterei közül pedagógus-e mező be van pipálva.
• Közigazgatási szakvizsgát nem rögzítette az ügyintéző, vagy nem jó típussal rögzítette azt.
• Vezető esetén nem töltöti ki a besorolási fokozat adatkört a megfelelő elemmel.
• Szerződéses adatoknál rossz elméleti ledolgozandó napi órakeretet adott meg az ügyintéző.
• A beszámítható időknél nem megfelelő időszakokat és napszámokat adott meg a felhasználó.
• Több HR kapcsolattal rendelkező dolgozó esetén nem a megfelelő HR kapcsolatba számíttatja be az adatokat. A személyes adatköröknél (előző munkahely, végzettség, nyelvtudás, tudományos fokozat) több HR kapcsolat esetén ki kell választani, hogy mely HR kapcsolatra vonatkozóan kívánja beszámíttatni az adatokat a dolgozónál.