Dokumentum import

Ezen a képernyőn a felhasználó szerződés és munkaköri leírás jellegű pdf dokumentumokat importálhat egyedileg vagy tömegesen.

A funkció az alábbi típusú dokumentumok importálására szolgál:

• HR kapcsolathoz kapcsolódó munkavégzésre irányuló szerződés dokumentum aláírt, szkennelt verziója pdf formátumban mentve,
• HR kapcsolathoz kapcsolódó munkaköri leírás aláírt, szkennelt verziója pdf formátumban mentve,
• Munkakörhöz kapcsolódó általános munkaköri leírás pdf formátumban mentve.

Az import funkció használatával tömeges adatbevitel is megvalósítható.

A dokumentumok importálásakor nincs szükség paraméterek megadására.

Az importálandó fájlok információit tartalmazó vezérlő file feltöltése a Csatolás gombra kattintva tehető meg, a felhasználó kiválasztja a feltölteni kívánt dokumentumok információit tartalmazó .csv kiterjesztésű fájlt, melynek adatstruktúrája meg kell egyezzen az alábbiakban leírt struktúrával.

Az importálandó csv kiterjesztésű vezérlőfájlt csatolást megelőzően el kell menteni és be kell zárni! Szerkesztése Excelben javasolt. A import könyvtárra szükséges jogosultsági beállításokra vonatkozó információt a telepítési útmutató tartalmazza.

 

Amennyiben az importálás megtörtént, akkor a "Dokumentum sikeresen feltöltve" üzenet jelenik meg a felületen.

Amennyiben az importálás folyamatát menetközben le szeretnénk állítani, akkor azt a Leállítás gomb segítségével tehetjük meg.

Az importálás megvalósulását követően az eredmény fájlt le tudjuk tölteni a Letöltés gomb megnyomásával, a letöltött fájl első oszlopában megjelennek a dokumentumok betöltésével kapcsolatos esetleges hibaüzenetek. Az eredmény fájl második munkalapján a rendszerbe feltöltött összes dokumentum listája található.

A funkció háttérműveletként dolgozik, az eredményt ezen a felületen a Letöltés gomb segítségével lehet lementeni a kiválasztott könyvtárba. Az import funkció eredménye egy két munkalapot tartalmazó xls kiterjesztésű fájl.

 

Minta export fájl: a fájl az alábbi típusú sorokat tartalmazza:

• 1. sor: útvonal: az importálási funkció a B2 cellában megadott könyvtárban lévő vezérlő file-ban található információl alapján importálja a dokumentumokat.

• 2. sor: üres sor

• 3. sor: a dokumentum információkra vonatkozó rekordok fejlécét tartalmazza.

• 4. sortól kezdődően: a feltöltendő dokumentumok adatai szerepelnek a megadott oszlopsorrendben.

Az export állomány oszlopainak elnevezése:

1. oszlop: adóazonosító jel (kapcsolódó személy beazonosításához; HR kapcsolathoz kapcsolódó szerződés vagy munkaköri leírás esetén kötelező)

2. oszlop: cég adószáma (a Gazdasági társaságok paraméterben megadottak szerint)

3. oszlop: HR kapcsolat sorszám (kapcsolódó HR kapcsolat beazonosításához; HR kapcsolathoz kapcsolódó szerződés vagy munkaköri leírás esetén kötelező)

4. oszlop: munkakör (munkakör kódja a kapcsolódó munkakör beazonosításához; munkaköri leírás feltöltése esetén kötelező)

5. oszlop: dokumentum típus; értékei az alábbiak lehetnek:

• Szerződés

• Munkaköri leírás

• Egyéb dokumentum (ez a típusú dokumentum csak a dolgozói portálon kerül megjelenítésre! pl. banktitok alá eső nyomtatványok)

• Egyéb HR dokumentum

• Orvosi vizsgálatok

• Az orvosi vizsgálat rekord beazonosítása érdekében a vezérlő file-ban az "Érvényesség kezdete" oszlopban az orvosi vizsgálat adatkör "vizsgálat időpontja" értékét kell megadni.

• Végzettség

• A végzettség rekord beazonosítása érdekében a vezérlő file-ban az "Érvényesség kezdete" oszlopban a végzettség adatkör "Kiállítás dátuma" vagy "Megszerzés előírt dátuma" (a kettő közül az egyik kötelező, amelyik ki van töltve, azzal kell dolgozni; ha mindkettő ki van töltve, akkor a kiállítás dátumát kell megadni) értékét kell megadni.

6. oszlop: File név

• A vezérlő fájl könyvtárában, a B2 cella értéke alapján keresi a program a feltöltendő dokumentumokat (relatív útvonal megadása), amennyiben ebben az oszlopban csak a file nevek vannak megadva. Technikai előfeltételek:

• • a vezérlő csv fájl nem az ügyintéző gépén, hanem a Nexon4 szerver oldali background service által elérhető (olvasható) fájlrendszerben található. Pl. lokálisan a D:\ meghajtón vagy egy másik gépen egy megoszott mappában.

  • a csv fájlban ehhez a directory-hoz képest viszonyított relatív útvonalak adják meg az importálandó dokumentumokat, amiket szintén elér a Nexon4 szerver background service.

• Amennyiben a vezérlő file más könyvtárban van, mint a feltöltendő dokumentumok, abban az esetben ebben az oszlopban abszolút útvonalakat kell megadni.

7. oszlop: Érvényesség kezdete

8. oszlop: Érvényesség vége

9. oszlop: Művelet; értékei lehetnek:

• I (Insert): a feltöltéshez használható

• D (Delete): a már feltöltött dokumentum törlésére használható.

Minta kimeneti file: a fájl az alábbi típusú sorokat tartalmazza:

• Első munkalap

• 1. oszlop: az importálás eredményét és hiba esetén a hibaüzenetet tartalmazza.

• A további oszlopok struktúrája megegyezik a vezérlő file struktúrájával

• Második munkalap: az összes feltöltött, a rendszerben tárolt dokumentum jellemző adatait tartalmazza:

• Dolgozó teljes neve

• Adószám

• Cég adószáma

• HR kapcsolat sorszám

• Munkakör kód

• Munkakör megnevezés

• Dokumentum típus

• File név

• Érvényesség kezdete

• Érvényesség vége

• Feltöltés dátuma